Pour participer à cet événement, il est obligatoire de s’inscrire à l’événement sur Eventbrite.
En effet, sur Meetup nous avons plus de 50% des personnes inscrites qui ne viennent pas à l’événement et sans prévenir l’organisateur.
Pourtant, de notre côté nous relançons chaque personne inscrite au moins 3 fois la semaine avant chaque événement pour qu’elle mette à jour sa participation si besoin.
La problématique vient en partie que les mails que nous envoyons ne sont pas toujours reçus par les participants et surtout qu’un mail n’a pas autant de portée qu’un SMS.
En effet, il est très facile de squeezer un mail, de le lire à moitié, d’oublier d’y répondre, ça demande de se connecter à une interface, etc…
C’est pourquoi nous pensons que si nous communiquons avec les inscrits par SMS (quand nous le faisons cela fonctionne bien), nous aurons beaucoup plus de retour et cela sera plus facile pour vous de nous indiquer votre venue ou votre désistement.
Fonctionnement d’EventBrite
Ainsi, sur Eventbrite, nous vous demandons votre numéro de téléphone, le nom/prénom/email étant obligatoires par défaut et impossibles à supprimer du formulaire d’inscription.
Quand vous vous inscrivez sur Eventbrite, nous recevons le formulaire d’inscription que vous avez rempli avec votre nom/prénom/email/numéro de téléphone.
Nous nous engageons à supprimer ces informations une fois l’événement terminé.
Nous espérons avoir été clair pour vous expliquer notre démarche et pourquoi nous sommes obligés d’utiliser une plateforme externe pour pallier aux problèmes d’organisation que nous rencontrons à chaque événement (ce n’est pas spécifique à notre groupe malheureusement).
Si vous avez des questions ou des remarques quant à notre fonctionnement, vous pouvez nous contacter pour en discuter.
Pourquoi nous en sommes arrivés là ?
Il est arrivé plusieurs fois que le nombre de participants maximum soit atteint mais que seulement 2 ou 3 personnes soient réellement présentes, voire que l’organisateur se retrouve tout seul.
En ne venant pas à l’événement sans vous désinscrire, vous bloquez aussi une place pour quelqu’un qui aurait pu être intéressé.
L’organisateur bloque la date pour vous, certaines fois nous réservons une table dans un café, cela demande pas énormément d’organisation mais vous pouvez imaginer ce que cela fait de se retrouver tout seul et d’avoir bloquer 3h de notre journée pour des gens absents, qui souvent n’ont pas prévenues de leur désistement.
Nous n’avons aucune envie de connaitre la raison de votre désistement, nous souhaitons simplement savoir qui vient ou non et que si vous êtes inscrit vous réserviez la date dans votre calendrier.
Evidemment, il peut arriver qu’un changement de dernière minute important vous oblige à annuler votre participation, encore une fois l’essentiel est que nous en soyons averti assez tôt.
Nicolas Portes et Sylvain Guigni.